5 gode råd: Sådan undgår du dårlige betalere fremover – helt gratis

Skrevet af: Debito | Administration
22.02.2017

Har du drevet virksomhed, har du utvivlsomt også oplevet dårlige betalere fra tid til anden. Heldigvis betaler de fleste kunder til tiden. Men andre er sløve og gang på gang overskrider de betalingsfristen. Desværre er der også enkelte gange, hvor kunden aldrig betaler sine regninger til stor irritation og påvirkning af dit cashflow. Inkasso er naturligvis en mulighed, men denne artikel vil forsøge at hjælpe dig til helt at undgå dårlige betalere – og dermed undgå inkasso.

Hos Debito arbejder vi hver dag med virksomheder der oplever dårlige betalere og ser derfor også klare tendenser omkring de fakturaer der ikke bliver betalt. For os er målet at hjælpe små- og mellemstore virksomheder med at indkræve de penge de retmæssigt har ret til – inkasso er for os ikke målet, nærmere midlet. Vi har her samlet 5 gode råd til at undgå de dårlige betalere, som du allerede i dag kan indføre i din virksomhed – ganske gratis.

1. Udsendelse af fakturaer kan ikke ske for hurtigt

Den gyldne regel ift. at få sine penge hjem hurtigt er ved at mindske tiden fra arbejdet er udført til at kunden skal betale sin faktura. Det lyder måske banalt, men rigtig mange virksomheder er utroligt dårlige til at få sendt deres fakturaer afsted inden for kort tid efter produktet er leveret eller arbejdet er udført. Udover det giver kunden en unødvendig lang kredit, så giver det også dig som virksomhed et ringere cashflow, især hvis du sælger fysiske produkter eller udfører et håndværk der kræver materialer, løn og lignende omkostninger.

For mange ligger der noget symbolsk i at kunne betale fakturaen lidt senere. Hvis du eksempelvis har brugt en måned på at sende fakturaen – ja så går det jo nok at betalingsfristen overskrides.

Den samme regel gælder i øvrigt ved inkasso – jo kortere tid der går fra fakturaen skulle have været betalt, desto større chance er der for at indkræve dine penge. Logikken er måske ret simpel, er den ikke?

2. Ingen betalingsfrist over 8 dage

Alt for mange virksomheder er for rundhåndede, når det gælder betalingsfrister. Udover, at for lange betalingsfrister potentielt kan være en bombe under dit cashflow, så ligger der noget mentalt i at få betalt en faktura, desto tættere det er på det udførte arbejde.

Vores statistik viser, at fakturaer med mere end 8 dages betalingsfrist har langt større risiko for ikke at blive betalt – årsagerne kan ofte være mange, men en banal forklaring kan være, at chancen for at fakturaen forsvinder eller er ude af kundens erindring er større, desto længere tid der går. Du kender det måske selv; skal du først betale en faktura om 30 dage, så går de færreste ind på netbanken og lægger den til betaling om 30 dage, men den kommer måske blot i bunken – og kan derfor også hurtigt forsvinde på de 30 dage. Derudover kan der også være en udgift der når at ”komme i vejen” for din faktura, og som er mere presserende at betale, eksempelvis elregningen, løn, osv.

Handler du meget B2B, så bør du stadig have en tilpas lav betalingsfrist. Men mange større virksomheder har simpelthen ikke mulighed for at betale fakturaer ugentligt – og forventer derfor ofte både 14 – 30 eller 90 dages betalingsfrist. Husk at forhøre dig om, inden et samarbejde indledes, hvad kundens betalingsfrister er.

3. Går kunden over åen efter vand – bør du være opmærksom!

Som det gamle ordsprog siger, så skal man ikke gå over åen efter vand – men det vil dårlige betalere ofte have tendens til.
Sælger du et nogenlunde standard-produkt eller arbejde som kan købes på ethvert gadehjørne eller som må formodes kan fås i din kundes by – men din kunde har valgt at køre langt for at få netop dit produkt, så bør du være opmærksom!

Mange dårlige betalere har ofte opbrugt deres kredit og tillid ved så mange virksomheder i lokalsamfundet, at de er nødt til at søge til nabobyen eller endnu længere væk for at få den ønskede service eller produkt.
Derfor ser ofte at vores rigtig dårlige betalere bor langt fra kreditor – men i forvejen har to eller tre ubetalte fakturaer hos en lignende leverandør i samme by som skyldner selv bor i.

Så har du en kunde der kommer langvejs fra, efter et nogenlunde standardiseret produkt, så bør du være opmærksom. Er du i tvivl, så kræv altid kontant betaling fra kunden.

4. Indfør procedurer for de dårlige betalere

Hvad er dine procedurer hvis en kunde overskrider sin betalingsfrist? Hvis du ikke ved hvad du skal svare til det spørgsmål, så indfør det med det samme!

Desværre ses det ofte, at selv store virksomheder ikke har en fast procedure for deres dårlige betalere. Du bør derfor overveje, hvilke tiltag du bør indføre. Min anbefaling er, at du inden for få dage efter betalingsfristen, kontakter kunden telefonisk eller skriftligt og gør opmærksom på at fakturaen ikke er betalt. En sådan betalingspåmindelse det kan enten gøres som en ”venlig reminder” eller med en rykker på 100 kroner pålagt. Herefter giver du kunden 10 dage til at få betalt fakturaen.

Hvad du herefter gør, er op til dig selv, og dit cashflow. Du har mulighed for at sende yderligere 2 rykkere, med 100 kroner hver – med dertilhørende betalingsfrist på 10 dage. Samt et kompensationsgebyr jf. renteloven på 310 kroner, såfremt din kunde er erhvervsdrivende.

Men du har også mulighed for at sende sagen til inkasso. Juridisk kan du sende en sag til inkasso når du konstaterer at fakturaen ikke er betalt – men mit råd er dog, at du som minimum giver kunden en venlig reminder eller en rykker. Det kunne jo være en simpel forglemmelse at fakturaen ikke er betalt – det kan jo ske for os alle, ik’?

Uanset hvad du beslutter dig for, så har både den venlige reminder og en rykker stor effekt hos de kunder der blot har forlagt en faktura eller simpelthen blot har glemt den.

5. Vær konsekvent

Når du har fået fastlagt en procedure for hvad du gør med de dårlige betalere, så sørg for at være konsekvent omkring det du end må have indført og sørg for at det er forankret i de relevante afdelinger, bogholderiet, salgsafdelingen osv.

Alt for mange kunder har undskyldninger som ”Min søn spiller fodbold med hans søn” eller ”Vi giver dem lige en uges tid mere” – eller lader sig ofte spise af med dårlige undskyldninger og tomme løfter.

En ikke konsekvent håndtering af dine dårlige betalere kan, udover at føre til manglende betaling, også føre til, at ”rygtet” spreder sig. Vi ser ofte at rygtet om at en virksomhed har ingen eller meget ringe konsekvens omkring håndteringen af dårlige betalere, ofte spreder sig.

Opsummering

Sørg altid for at perioden fra arbejdet er udført (eller produktet er leveret) til at kunden skal betale minimeres. Du vil opleve en synlig effekt blandt dine manglende betalinger, hvis du blot sætter perioden ned til maksimalt 8 dage.

Vær opmærksom når en kunde ”går over åen efter vand”, det kan ofte betyde at han har ubetalte fakturaer flere steder – og han er nødt til at gå udenfor lokalområdet for at handle. Tag derfor dine forholdsregler hvis du sælger et nogenlunde standardprodukt og kunden kommer langvejs fra – eksempelvis ved kontant betaling.

Indfør faste procedurer for dine dårlige betalere og vær konsekvent omkring dem. Uanset hvad du beslutter dig for, så vær konsekvent for den politik din virksomhed udstikker – og lad ikke undskyldninger eller andet komme i vejen med mindre andet er aftalt med kunden.

Ved blot at følge disse 5 enkle trin, og ved at være effektiv og konsekvent omkring sin politik for dårlige betalere vil du helt eller delvist kunne undgå inkasso.

Videnspiloten bag indlægget

Kim Stig

Virksomhedskonsulent med speciale i budget og rapportering

www.Finman.dk

Kim Stig har revisionsmæssig baggrund og praktisk erfaring som økonomichef og selvstændig konsulent. Han har arbejdet både nationalt og internationalt med erfaring fra de mindste til de største virksomheder. Kim Stig har en stærk interesse for mindre og mellemstore virksomheder, hvor han med en praktisk tilgang tager del i både drift og forretningsudvikling. Digital omstilling er centralt for hans rådgivning.

Vil du høre mere om, hvordan du undgår dårlige betalere?

Du er altid velkommen til at kontakte Debito direkte eller lære dem bedre at kende på deres Videnspilot-profil

Få Kontakt
Se Profil
2017-02-22T10:09:06+00:00