Sådan digitaliserer du dit bogholderi

Skrevet af: Finman | Administration
05.02.2017

bogholderrigservice

Teknologien flytter sig som bekendt hurtigere end nogensinde før. Prisen på bogholderi er på vej ned og forventes at nærme sig nul over en kortere årrække. For at udnytte mulighederne, er det vigtigt, at du allerede nu begynder at tage teknologien i brug.

Mulighederne omfatter både afskaffelse af de fysiske bilag, online adgang til alle data og alle bilag både fra pc, tablet og mobil samt automatiseret budget og rapportering.

Lovgivningen er også blevet tilpasset, så det ikke længere er et krav, at fysiske bilag skal opbevares. Digitale bilag kan således helt erstatte den gamle papirfaktura.

Fra fysiske til digitale bilag

Hvis du sidder med en faktura i hånden, er det for alvor tid til forandring.

Første skridt i et effektivt bogholderi er, at komme af med papirarbejdet. Det skal være slut med at flytte papir rundt i organisationen eller mellem bogholder, ledelse og revisor.

Digital bilagsbehandling er blevet let at implementere, og findes i dag som standard i de fleste bogføringssystemer. I praksis sendes bilag til en e-mailadresse som er er opsat til bogføringssystemet.

Bilag som modtages på e-mail kan sendes videre til den faste e-mail, eller samme e-mail adresse kan meddeles som fakturaadresse til virksomhedens leverandører.

Har du kvitteringer for udlæg som for eksempel taxa eller restauration, kan du ganske enkelt tage et billede og sende dette til samme e-mail.

Som skrevet indledningsvist går det stærkt med den teknologisk udvikling. At sende bilag direkte ind i bogføringssystemet kaldes også en scanningsløsning. Det stammer fra den tid for bare 2-3 år siden, hvor det mest almindelige var at tage et billede med en “Scanner” – evt. integreret med kopimaskinen. I dag modtages de fleste fakturaer med e-mail – og behøver derfor ikke print. Kvitteringer “scannes” ved at bruge en app på din mobiltelefon, f.eks “Scannable”, som er særlig velegnet til formålet.

I løbet af de næste 2-3 år, vil scanning være på vej ud og erstattet af eFakturering. Med fuld digitalisering af dataflow mellem køber og sælger, vil det fremover være muligt at lade systemerne selv gennemføre både bogføring og betaling – og så er vi for alvor tæt på at effektivisere bogholderifunktionen.

Online adgang til data og bilag

Når dine bilag er digitale er de lettere at håndtere, og det er tekniske muligt at automatisere bogholderiet. Samtidig bliver bilaget arkiveret i bogføringssystemet, og kan ses direkte på skærmen. Med et cloudbaseret bogføringssystem vil du derfor have adgang til både bilag og bogføring via internettet. På den måde undgår virksomheden bilagsarkiv i ringbind, og du kan også nemt samarbejde over geografisk afstand med både egne kollegaer, eksternt bogholderi og revisor.

De mest udbredte bogføringssystemer til mindre virksomheder er i dag cloudbaserede. Det vil sige, at du har adgang til data hvis du har adgang til internettet.

Undtagelsen er det tidligere meget populære bogføringssystem C5. Hvis du er én af de mange tilfredse C5 brugere, skal du være opmærksom på, at systemet er under afvikling, og de nye teknologiske muligheder IKKE bliver tilgængelige på den gamle C5.

De mest udbredte cloudbaserede systemer omfatter Billy, Dinero og e-conomic. Erik Damgaard, som udviklede C5 og solgte det til MicroSoft, lancerede i 2015 et nyt cloudbaseret system Uniconta, som på mange måder er en moderne udgave af den gamle C5. Endelig er MicroSoft også selv på trapperne med et nyt system under navnet Dynamics365.

Hvis din bogføring ikke allerede ER i skyen, skal du lægge en plan for, hvordan du kommer i gang. Det er her fremtidens teknologi bliver udviklet – og hvis du skal udnytte mulighederne i fremtiden er der ingen vej uden om.

Automatiseret budget og rapportering

Med et cloudbaseret bogføringssystem har du også lettere adgang til at bruge andre cloudbaserede systemer der kan “tale” sammen.

Et eksempel er systemer til brug for ledelsesrapportering, budget og budgetopfølgning. Det er opgaver der tidligere var både tidskrævende og ofte forbundet med regnefejl.

Nye systemer gør det muligt at lave månedsrapportering med tal og grafer på minutter baseret på data direkte fra bogføringssystemet.

Dermed er det også muligt, at lægge et budget baseret på historiske data. Det behøver ikke tage mere end 20 minutter, og så er budgetopfølgning tilmed automatisk.

Hvis du selv eller din bogholder sidder med Excel når der skal laves budgetter og budgetopfølgning – så bruger i givetvis tiden forkert.

Sådan kommer du i gang

Først skal du sikre dig, at dit bogføringssystem er cloudbaseret. Hvis det ikke er tilfældet skal du vælge nyt system.

Det kan være svært at gennemskue fordele og ulemper ved de enkelte systemer. Her skal du være særlig opmærksom på de integrationsmuligheder de enkelte systemer stiller til rådighed – afhængig af dine behov;

Driver butik har du brug for en kasseløsning
Er du håndværker har du behov for system til tid- og ordrehåndtering
Som entreprenør er det projektstyring du skal tænke på
Der findes i dag et utal af forretningssystemer – du skal gøre dig den ulejlighed at finde de systemer, der bedst understøtter din forretning. Og så skal du sikre dig, at forretningssystemerne kan integreres med dit bogholderi.

En stor barrierer er ofte konverteringen – hvordan kommer jeg fra mit nuværende system til et nyt. Her har teknologien heldigvis også gjort det lettere. I nogle tilfælde er det faktisk gratis, fordi udbyderne gerne vil have ny kunder.

Tag et pristjek på din bogføring

Hvis du vil vide, hvad din bogføring må koste, kan du tage et pristjek hos en ekstern leverandør.

Formålet med et pristjek kan dels være at få et benchmark på din bogføring og dels at få afdækket mulighederne for at procesoptimere. En dygtig leverandør, vil således give råd og vejledning om teknologiske muligheder og effektive processer.

Mange giver også en fast pris på dit bogholderi – med mindre dine processer er enten meget komplekse eller bilagsmængden er svær at forudsige.

Eksempel på elementer der påvirker prisen hvis du vil outsource:

  • Antal bilag fordelt på kontantbilag og køb / salg på kredit
  • Proces for godkendelse og betaling af bilag
  • Omfang af valutatransaktioner
  • Omfang af rejse- og udlægsafregninger
  • Lagersystem, projektstyring, anlægsregister
  • Forretningssystemer (integreret med bogføringssystem?)
  • Frekvens for rapportering (hver måned, kvartal eller halvårligt)

I det tilfælde, hvor du måtte vælge en ekstern løsning, skal du være meget opmærksom på at afstemme forudsætninger for prisen; hvem gør hvad og hvem tager ansvar for kvaliteten i forbindelse med periodeafslutning og årsregnskab.

Det kan være en god idé, at tage en rådgiver med i processen.

Husk; hvis du vil benchmarke skal der være sammenlignelighed mellem det du i dag udfører intern og det du har fået pris på.

Videnspiloten bag indlægget

Kim Stig Thomsen

Virksomhedskonsulent med speciale i økonomi & forretningsudvikling

www.Finman.dk

Kim Stig har revisionsmæssig baggrund og praktisk erfaring som økonomichef og selvstændig konsulent. Han har arbejdet både nationalt og internationalt med erfaring fra de mindste til de største virksomheder. Kim Stig har en stærk interesse for mindre og mellemstore virksomheder, hvor han med en praktisk tilgang tager del i både drift og forretningsudvikling. Digital omstilling er centralt for hans rådgivning.

Videnspiloten bag indlægget

Kim Stig Thomsen

Virksomhedskonsulent med speciale i økonomi & forretningsudvikling

www.Finman.dk

Kim Stig har revisionsmæssig baggrund og praktisk erfaring som økonomichef og selvstændig konsulent. Han har arbejdet både nationalt og internationalt med erfaring fra de mindste til de største virksomheder. Kim Stig har en stærk interesse for mindre og mellemstore virksomheder, hvor han med en praktisk tilgang tager del i både drift og forretningsudvikling. Digital omstilling er centralt for hans rådgivning.

Vil du høre mere om, hvordan du digitaliserer dit bogholderi?

Du er altid velkommen til at kontakte Finman direkte eller lære dem bedre at kende på deres Videnspilot-profil

bogholderrigservice

Få Kontakt
Se Profil
2017-02-12T14:20:43+00:00