Tag godt imod dine gæster mens du arbejder

Skrevet af: TopCall | Administration
07.02.2017

Hvordan kommer dine kunder i kontakt med dig og din virksomhed? Mange mindre virksomheder har den første kontakt med nye kunder enten via telefon eller hjemmeside. Det er derfor vigtigt, at ”gæsterne” får en god oplevelse – og at du udnytter enhver lejlighed til at få kontakt til potentielle kunder.

Alle virksomheder mister opkald uden at vide det – nogle mister mange, mens andre mister få. Men fælles for dem er, at et mistet opkald kan være en mistet ordre. Flere og flere virksomheder vælger derfor at få et eksternt firma til at tage de opkald, de ellers ville have mistet, så de ikke går glip af værdifulde kunder.

Alle vil gerne have flere kunder, så mange virksomheder bruger en masse tid og penge på markedsføring og reklame. Når kunderne så rent faktisk ringer til virksomheden for at afgive en ordre, så mister den mange af ordrerne – og ofte uden at vide det – ganske enkelt fordi telefonen ikke bliver besvaret.

Før i tiden havde de fleste virksomheder en person ansat til at passe telefonen og tage imod ordrer. I dag ser situationen anderledes ud, og den øgede konkurrence betyder, at det er for stor en udgift for mange virksomheder at have folk siddende og vente ved telefonen hele dagen.

Komplet backup-løsning

Heldigvis er der kommet et ligeså godt, men langt billigere, alternativ til at have folk siddende og udelukkende tage imod ordrer. Flere og flere virksomheder benytter sig i dag af et eksternt firma, der er specialiseret i at tage imod opkald og give kunderne en god oplevelse gennem telefonen. Telefonpasnings-firmaet tilbyder en backup-løsning til virksomheder i alle typer brancher, og medarbejderne sidder klar ved telefonerne hele dagen til at tage imod de opkald, som virksomhederne ellers ville have mistet.

”Det lyder dyrt”, tænker du sikkert, men faktisk kan din virksomhed få en komplet backup-løsning på telefonerne for omkring 1.000 kr. om måneden – altså en brøkdel af, hvad det ellers ville koste at ansætte en medarbejder til at passe telefonen.

Et mistet opkald er en mistet ordre

Du kender det sikkert selv, når du ringer til en virksomhed for at bestille en vare. Du lader telefonen ringe og venter spændt på at få fat i en medarbejder. Men opkaldet bliver ikke besvaret, selv efter lang ventetid, og du mister til sidst modet og smider røret på. Frustrerende, ikke? Efter gentagne opkaldsforsøg opgiver du at købe varen hos den virksomhed og finder den et andet sted. Den virksomhed, du ringede til, ved ikke, at den lige mistede en ordre – blot fordi de ikke tog telefonen og tog hånd om din bestilling.

Hvis du kan nikke genkendende til ovenstående, så må du også forvente, at dine kunder har det på samme måde, når de ringer til netop din virksomhed – de ringer jo til dig, fordi de vil i kontakt med dig.

Fremstår din virksomhed professionelt i telefonen?

Tænk også på din virksomheds image, og hvordan I fremstår i telefonen. Kunderne bedømmer virksomheden ud fra den måde, de bliver behandlet på i telefonen, og specielt når det gælder nye, potentielle kunder er førstehåndsindtrykket af virksomheden vigtigt. Derfor er det så essentielt, at kunderne hurtigt får fat i virksomheden, og at der blevet taget hånd om deres forespørgsel.

Telefonpasningen tilpasses den enkelte virksomheds behov

Selve backup-løsningen på telefonerne bliver selvfølgelig tilpasset den enkelte virksomheds behov og ønsker, og mange virksomheder kan få en komplet backup-løsning for omkring 1.000 kr. om måneden. Der skal altså ikke samles særlig mange ordrer op, før det er en rigtig god forretning – og kunderne oplever tilmed en god kundeservice, fordi der hurtigt tages hånd om dem.

Flere kunder med chat på din hjemmeside

Du kender det måske allerede. Hjemmesider, der begynder at tale til dig. Spørge om du har brug for hjælp. Ikke bare en upersonlig tekst – men en medarbejder, som giver dig mulighed for at chatte. Skrive dit spørgsmål – og få svar med det samme.

Det er de hurtige svar og den direkte menneskelig kontakt, der giver flere nye kunder.

Hvordan fungerer det?

20 sekunder efter, at en besøgende har klikket sig ind på din hjemmeside, dukker en medarbejder op i et chat-vindue. Den besøgende kan herefter få besvaret generelle spørgsmål om din virksomhed eller produkter via livechat. De færreste virksomheder har reelt beredskabet til at opretholde en chatfunktion. Derfor er det særlig interessant, at denne service nu kan købes af professionelle.

På samme måde som telefonpasning, kan chatservice købes eksternt. Medarbejderne er trænet i at give en professionel telefonservice og struktureret chatservice.

Hvordan kommer din virksomhed i gang?

Det er i virkeligheden ganske enkelt. Du modtager et script (lille kode), som lægges ind på din hjemmeside. Efter hver chat modtager du hele dialogen på mail. På den måde byder du gæster velkommen og kan selv følge med i aktiviteten.

Videnspiloten bag indlægget

Kenneth Steen

Direktør i TopCall

www.TopCall.dk

Kenneth er stifter og direktør for TopCall med fokus på den gode kundeservice. Han har startet forretning i Næstved og senere udvidet med kontor i Malaga. Hans prioritering er glade medarbejdere fordi det er afgørende for at levere en god telefonstemme.

Videnspiloten bag indlægget

Kenneth Steen

Direktør i TopCall

www.TopCall.dk

Kenneth er stifter og direktør for TopCall med fokus på den gode kundeservice. Han har startet forretning i Næstved og senere udvidet med kontor i Malaga. Hans prioritering er glade medarbejdere fordi det er afgørende for at levere en god telefonstemme.

Vil du høre mere om, hvordan du tager bedre i mod dine gæster?

Du er altid velkommen til at kontakte TopCall direkte eller lære dem bedre at kende på deres Videnspilot-profil

Få Kontakt
Se Profil
2017-02-12T13:55:49+00:00